Alles wat je moet weten over het sluiten van contracten (inclusief checklist & do’s en don’ts)

Alles wat je moet weten over het sluiten van contracten (inclusief checklist & do’s en don’ts)

Contracten sluiten doen we vaker dan we denken. Van een simpele aankoop tot complexe samenwerkingsovereenkomsten – iedere afspraak kan juridisch gezien een contract zijn. Een contract hoeft niet altijd op papier te staan; ook een mondelinge afspraak kan rechtsgeldig zijn. Maar om misverstanden te voorkomen en risico’s te beperken, is een schriftelijk contract altijd aan te raden.

In deze blog bespreken we de belangrijkste principes van het contractenrecht (met focus op het Nederlandse recht), de verschillende soorten overeenkomsten, én geven we je een praktische checklist en een lijst met do’s en don’ts die je kunt gebruiken bij het opstellen of beoordelen van contracten.

Vier hoofdprincipes van het contractenrecht

1. Vrijheid van contract
   Partijen zijn in principe vrij om af te spreken wat ze willen. Een contract geldt als de ‘wet’ tussen de partijen: wat je afspreekt, bindt je.

2. Dwingendrechtelijke bepalingen
   Die vrijheid is niet onbeperkt. Contracten mogen nooit in strijd zijn met dwingende wetgeving, zoals het mededingingsrecht (bijvoorbeeld prijsafspraken tussen concurrenten).

3. Aanvullend recht
   De wet vult stilzwijgende leemtes in contracten automatisch aan. Vaak zijn deze standaardregels niet gunstig voor leveranciers. Denk aan leveringstermijnen: als daar niets over is afgesproken, geldt een wettelijke termijn die als ‘fatale termijn’ wordt gezien — te laat leveren betekent dan een wanprestatie.

4. Redelijkheid en billijkheid
   Alle overeenkomsten worden getoetst aan wat redelijk en billijk is. Dit kan betekenen dat onredelijke bepalingen buiten werking worden gesteld of dat leemtes worden aangevuld.

Verschillende soorten contracten

• Mondeling versus schriftelijk: Mondeling bindend, maar moeilijk te bewijzen. Schriftelijk is veiliger.

• Koop versus verkoop: De belangen van koper en verkoper zijn elkaars spiegelbeeld.

• Goederenverkoop versus dienstverlening: Verschillende juridische regels.

• Standaard versus maatwerk: Standaardcontracten zijn handig bij standaardproducten, maatwerk vereist maatwerkafspraken.

• Aansluitingscontracten: ‘Take it or leave it’-contracten zonder onderhandelingsruimte.

• Raamcontract versus enkelvoudig contract: Een raamcontract legt de basisafspraken vast; de details worden per order uitgewerkt.

• Nationaal versus internationaal: Let op verschillen in toepasselijk recht en bevoegde rechtbank.

Checklist bij het sluiten van contracten

Gebruik onderstaande checklist vóórdat je een contract ondertekent. Zo voorkom je dat belangrijke onderwerpen over het hoofd worden gezien.

A. Altijd controleren

• Naam en rechtsvorm van de andere partij

• Bevoegdheid van de vertegenwoordiger (uittreksel KvK)

• Datum van ondertekening en ingangsdatum

• Looptijd van het contract

• Beëindigingsvoorwaarden (hoe, wanneer en in welke gevallen?)

• Prijzen en vergoedingen

• Wijzigingen in prijzen en vergoedingen

• Plaats en tijdstip van levering

• Moment van risico-overgang

• Onderzoeksplicht van de koper

• Termijn voor het indienen van klachten

• Kwaliteitseisen en garanties

• Naleving van milieu-, veiligheids- en overheidsregels

• Aansprakelijkheidsbeperkingen

• Vrijwaring voor claims van derden

• Verjaringstermijnen of vervaltermijnen

• Eigendomsvoorbehoud

• Intellectuele eigendomsrechten

• Overmacht (wanneer en hoe lang?)

• Betalingsvoorwaarden (hoofdsom, rente, kosten)

• Ontbindingsmogelijkheden

• Toepasselijke algemene voorwaarden

• Bijlagen en bijlagencontrole

• In- en uitvoerregels

• Rechtskeuze (toepasselijk recht)

• Forumkeuze (bevoegde rechtbank of arbitrage)

B. Bij voorkeur ook vastleggen

• Definities van belangrijke begrippen

• Status van de onderhandelingen (onder voorbehoud van goedkeuring?)

• Offerteprocedure en acceptatietermijnen

• Communicatie- en meldingsprocedures

• Boete- of schadevergoedingsclausules

• Opschorting van verplichtingen

• Verrekening van vorderingen

• Aanpassing bij onvoorziene omstandigheden

• Conversie van nietige bepalingen

Do’s en Don’ts bij het sluiten van contracten

Do’s

1. Leg afspraken schriftelijk vast – bevestig ook mondelinge afspraken per e-mail.

2. Start een dossier – bewaar alle correspondentie en conceptversies.

3. Controleer wet- en regelgeving – zoals aanbestedingsregels, milieuvoorschriften en exportbeperkingen.

4. Neem de juiste voorbehouden op – bijvoorbeeld “onder voorbehoud van goedkeuring door directie”.

5. Controleer wie bevoegd is te tekenen – zowel bij jouw bedrijf als bij de wederpartij.

6. Gebruik de checklist – voorkom dat belangrijke bepalingen ontbreken.

7. Gebruik eigen algemene voorwaarden – en verwijs hiernaar tijdig in je offerte of bevestiging.

8. Beoordeel risico’s – en bepaal of ze acceptabel zijn of moeten worden afgedekt.

9. Vraag juridisch advies – zeker bij grote of internationale contracten.

10. Laat het contract intern goedkeuren – voor ondertekening.

11. Zorg voor juiste datering en ondertekening – door bevoegde personen.

12. Implementeer direct na ondertekening – voer de afspraken zorgvuldig uit.

Don’ts

1. Ga niet af op mondelinge toezeggingen zonder bevestiging.

2. Teken geen contract dat je niet volledig begrijpt.

3. Negeer wettelijke verplichtingen of dwingend recht.

4. Stel ondertekening niet uit – geen handtekening betekent vaak geen zekerheid.

5. Gebruik geen standaardcontract voor maatwerkprojecten zonder aanpassing.

6. Vergeet niet te controleren of de wederpartij kredietwaardig en betrouwbaar is.

7. Sluit geen contract af zonder risicoanalyse.

8. Verlies geen tijd aan kleine details maar vergeet de kernafspraken niet.

Conclusie

Het sluiten van een contract is méér dan een formaliteit: het is het fundament van een zakelijke relatie. Door duidelijke, schriftelijke afspraken te maken en de juiste juridische stappen te volgen, voorkom je misverstanden, geschillen en financiële risico’s.

Gebruik de checklist als jouw praktische leidraad en volg de do’s en don’ts om professioneel, veilig en strategisch te contracteren — of je nu werkt binnen een mkb, multinational of overheidsorganisatie.